Reduceer handmatige werkzaamheden op de HR-afdeling tot een minimum
met Medewerker Self Service (ESS)
Waarom zou je nog tijd besteden aan het inkloppen van mutaties in je salarisadministratie? Of het verwerken van verlofbriefjes?
Terwijl de organisatie van de HR-afdeling verwacht dat er advies wordt gegeven over personeelsvraagstukken zoals inzetbaarheid, opleiding & ontwikkeling en ziekteverzuim, gaat op de afdeling personeel en salaris vaak veel tijd verloren aan administratieve werkzaamheden zoals het registreren van verlof, verwerken van declaraties en het invoeren van mutaties in het personeelssysteem.
Het liefst zou de HR-afdeling al haar tijd steken in het adviseren van de organisatie maar door de administratieve druk komt het er gewoon niet van.
Omdat goed personeelsadvies nou eenmaal belangrijk is kiezen steeds meer werkgevers er daarom voor om de administratieve werkzaamheden rondom personeel tot nul te reduceren, met Medewerker Self Service (ESS).
>>Check hier hoe je in control komt van je personeel- en salarisadministratie
Wat is ESS?
ESS, (of Employee Self Service,) betekent kortweg dat medewerkers hun eigen personeelsdossier bijhouden. Nieuwe medewerkers voeren aan het begin van de sollicitatieprocedure persoonlijke basisgegevens in en naarmate de sollicitatieprocedure vordert worden de gegevens verder aangevuld.
Als de sollicitant in dienst wordt genomen heeft hij alle informatie al gevuld in het personeelssysteem en kan hij zo worden opgenomen in de salarisadministratie. HR hoeft alleen wat korte checks te doen.
Acties die leiden tot minder administratie
Ook de medewerkers die al in dienst zijn kunnen zelf hun personeelsdossiers beheren. Zo kunnen ze zelf hun adresgegevens wijzigen, diploma’s en certificaten uploaden, loonstroken inzien en downloaden, verlofsaldo checken en verlof aanvragen, declaraties indienen etc. Allemaal acties die leiden tot minder administratie voor de HR-afdeling.
Eenvoudig via de Smartphone (app)
ESS verloopt eenvoudig via een app op je smartphone of tablet, of door via het internet in te loggen in het personeelssysteem. De accountmanager kan dus al vanuit het restaurant het succesvolle diner met je grootste klant declareren. Declaraties, verlofaanvragen en mutaties worden na goedkeuring realtime in de administratie opgenomen.
Minder administratie is meer aandacht voor personeel
Doordat ESS administratieve HR-taken als sneeuw voor de zon laat verdwijnen ontstaat op de HR-afdeling een zee van tijd.
Deze tijd kan worden besteed aan HR-taken die er echt toe doen zoals het zorg dragen voor het welzijn van het personeel en het aantrekken van talentvolle medewerkers.
>> Check hier onze vorige blog over de kracht van sjablonen voor je HR-afdeling
Van administrateur tot Businesspartner
Zo kan de HR-afdeling zich ontwikkelen van administratieve afdeling naar volwaardig businesspartner van de organisatie. Meer weten over Medewerker Self Service? Of hoe je tijd kunt besparen op de HR-afdeling? Neem nu contact met ons op!
