Checklist personeel in dienst nemen

Achter de personeel & salarisadministratie gaat een wereld van wetten, regels en instanties schuil. De wereld van de Nederlandse Sociale Zekerheid. Als je de kennis en ervaring hebt om de regelingen slim toe te passen kan je er je voordeel mee doen en flink besparen op je personeelskosten.

Te weinig kennis van deze regels kan hoge kosten en soms ook flinke boetes tot gevolg hebben. Een goede personeel & salarisadministratie begint met een complete checklist die ervoor zorgt dat je geen regels of instanties vergeet wanneer je een medewerker in dienst neemt.

Hieronder vind je deze checklist:

✅ 1: identiteit van de werknemer

Volgens de wet ben je verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van je werknemer vast te stellen. Dat doe je via deze vijf stappen:

1. je vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien;
2. als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, ga je na of – en onder welke voorwaarden – je de werknemer in Nederland mag laten werken;
3. je controleert of het identiteitsbewijs echt is. Hoe je dat doet, lees je op de website nl;
4. je controleert of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt;
5. je maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in je loonadministratie.

Je moet je werknemer er ook op wijzen dat hij tijdens het werk zijn identiteitsbewijs bij zich hoort te dragen. De overheid moet namelijk kunnen controleren of een bedrijf illegaal of zwart betaald personeel aan het werk zet. Werknemers die bij zo’n controle niet te identificeren zijn, worden meegenomen naar het politiebureau.

✅ 2: Belastingdienst

Zodra je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Dat doe je met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Vervolgens krijg je van de Belastingdienst:

• een loonheffingsnummer, dat je nodig hebt om aangifte van loonheffingen (en als vanzelf ook premies voor werknemersverzekeringen) te doen;
• een aangiftebrief, waarin staat wannéér je die aangifte moet doen;
• een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Dat is een premie die iedere werkgever aan het UWV afdraagt voor de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten en de Ziektewet. >> Lees hier meer over de WHK-beschikking

✅ 3: loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. Daar is speciale software voor. Je kunt dit werk het best uitbesteden.

>> Lees hier alles over het geheim van een moderne salarisadministratie

✅ 4: Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO)

In veel branches is er een CAO verplicht gesteld door de overheid, zoals bijvoorbeeld in de bouw of de metaalindustrie. Alles werkgevers in de branche moeten verplicht de arbeidsvoorwaarden uit de CAO toepassen in de arbeidsovereenkomst met hun werknemers. Welke arbeidsvoorwaarden dit zijn verschilt per CAO en varieert van zorgverlof tot pensioenregeling. Check voor je een medewerker in dienst neemt of een CAO is verplicht gesteld in jouw branche.

✅ 5: Pensioen

In veel (verplichtgestelde) CAO’s is ook een pensioenregeling opgenomen. De werkgever is dan verplicht om zich aan te sluiten bij het pensioenfonds van de branche en voor alle werknemers premie af te dragen. Soms is er in een branche geen CAO (meer) van toepassing, maar wel een pensioenverplichtstelling. Alle werkgevers in de branche moeten zich dan verplicht aansluiten bij het pensioenfonds. Is er geen verplichte CAO of pensioenverplichtstelling van toepassing in jouw branche dan mag je zelf kiezen of je een pensioenregeling voor je personeel wil afsluiten. Raadpleeg altijd een gecertificeerd pensioenadviseur voor dit soort vraagstukken. Check voor je een medewerker in dienst neemt of er sprake is van een pensioenverplichtstelling.

✅ Punt 6: Verklaring omtrent gedrag

Soms wil je zeker weten of de persoon die je aanneemt te vertrouwen is. Bijvoorbeeld als hij moet omgaan met veel geld, gevoelige informatie of kostbaarheden. Je kunt dan een Verklaring omtrent gedrag aanvragen bij ‘screeningsautoriteit’ Justis, van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voor sommige beroepen, zoals onderwijzer, gastouder en taxichauffeur, is zo’n bewijs van goed gedrag verplicht.

✅ Punt 7: informatie voor de werknemer (arbeidsovereenkomst)

Je moet de werknemer binnen een maand na indiensttreding informeren over de volgende zaken:

• naam en woonplaats van werkgever en werknemer
• de plaats(en) van arbeid
• de functie van de werknemer of de aard van het werk
• arbeidsduur per dag of per week
• de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
• tijdstip van indiensttreding
• duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
• (eventueel) lengte van de proeftijd
• vakantieaanspraak
• opzegtermijn
• (eventueel) (aanvullend) pensioen
• (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
• toepasbaarheid van de cao

Deze gegevens mag je ook opnemen in de arbeidsovereenkomst. Zorg voor een contract dat juridisch is getoetst, dat voorkomt problemen.

✅ Punt 8: verzekeringen

Breng je verzekeraars op de hoogte. Denk aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen. Controleer ook of de werknemer de verplichte zorgverzekering heeft. Zo niet, dan sluit Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet jij aan die instantie de premie afdragen.

✅ Punt 9 : veiligheid

Zodra je personeel in dienst neemt, moet je voor een veilige omgeving zorgen. Dat betekent: goede arbeidsomstandigheden, een preventiemedewerker, toegang tot de bedrijfsarts voor medewerkers, contract met een arbodienstverlener, een risico-inventarisatie en -evaluatie en voldoende bedrijfshulpverleners. Voor al die zaken gelden aparte regels. Zoek ze op, want ze zijn belangrijk.

✅ Punt 10: salaris

Als het niet in de CAO staat voorgeschreven, dan worstelen vele ondernemers met de vraag wat het precieze salaris van hun medewerkers moet zijn. Je wil je werknemer niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.

✅ Punt 11: Subsidies

Voor medewerkers uit bepaalde doelgroepen  kan je als werkgever subsidie krijgen, of een lagere werkgeverspremie. Vraag daarom voorafgaand aan het dienstverband aan de medewerker of er een no-riskpolis of een loonkostenvoordeel van toepassing is op de medewerker.

>> Meer weten over het benutten van subsidies voor personeel?

✅ Punt 12: onboarding

Zorg ervoor dat de medewerker zich meteen al welkom en thuis voelt, dit doe je door middel van onboarding. Dat is net iets anders dan inwerken. Onboarding gaat vooral om het leren kennen van de medewerker en hem of haar jouw bedrijf te laten leren kennen: de collega’s, bedrijfscultuur, kernwaarden en missie.

>> Meer weten over bedrijfscultuur, kernwaarden en missie?

Hulp nodig bij het in dienst nemen van personeel? Of ben je op zoek naar een moderne personeel & Salarisadministratie? Neem dan nu contact op.