Salarisadministratie uitbesteden? 5 tips waar je op moet letten!

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun salarisadministratie uit te besteden om bijvoorbeeld kosten te besparen, de efficiency te vergroten of de continuïteit te waarborgen. Overweeg jij ook om de salarisadministratie uit te besteden lees dan onderstaande tips.

1. Vaste prijs, prijs per loonstrook, of prijs per uur?

Salarisadministratie is typisch zo’n dienst waar je niet naar omkijkt, tot er wat misgaat. Een beetje zoals je TV-provider die nooit problemen geeft totdat de je finale van je favoriete sportclub zit te kijken. Je wil dit natuurlijk zo snel mogelijk opgelost hebben, want problemen met het salaris leiden tot ontevreden personeel. Meestal gaat de provider snel aan de slag (service) en komt er een oplossing zodat de onvrede als sneeuw voor de zon verdwijnt.

Wie betaalt voor de service?

Als een je vaste prijs hebt afgesproken dan zit de service bij het contract in en betaal je als klant niets voor de oplossing. Heb je een prijs per loonstrook afgesproken dan kan het zijn dat nieuwe loonstroken gedraaid moeten worden om het probleem op te lossen. Je betaalt dan voor de oplossing van de provider door middel van extra loonstroken. Als je een prijs per uur hebt afgesproken dan betaal je elke minuut dat de leverancier bezig is met de oplossing van het probleem.

Maak goeie afspraken vooraf

Bovenstaand kun je ook toepassen op bijvoorbeeld wetswijzigingen die doorgevoerd moeten worden in de salarisadministratie. Wie gaat dat betalen? Daar kun je maar beter goede afspraken over maken met de leverancier. Spreek dus altijd van tevoren glashelder af welke service je kunt verwachten en spreek een vast bedrag per maand af. Zo kom je nooit voor verassingen (achteraf) te staan.

2. Employee Self Service

Elke moderne salarisadministratie beschikt tegenwoordig over aan App, of een login waar medewerkers hun loonstrook kunnen inzien, hun jaaropgave kunnen downloaden, declaraties kunnen indienen, verlofsaldo kunnen raadplegen en aanvragen, te veel om hier even op te noemen. Dit noemt men Employee Self Service oftewel ESS. Met ESS voorkom je dat je nog loonstrookjes of jaaropgaven via de post moet versturen, of dat je een verlofbriefje moet laten tekenen. Met ESS  hoeft jouw medewerker nooit meer een papieren formulier in te vullen of om een paraaf te vragen, zelfs de arbeidsovereenkomst kan digitaal worden ondertekend. Ga je de salarisadministratie uitbesteden let dan op de mogelijkheden van ESS.

3. Aansluiting met de boekhouding en overige bedrijfssoftware

Niets is zo vervelend als handmatig aansluitingen te maken met de salarisadministratie. Zoals gewerkte uren van medewerkers inboeken, handmatig uren op projecten boeken etc. Het is monnikenwerk, tijdrovend en foutgevoelig en in deze moderne tijd ook helemaal niet meer nodig. Een moderne salarisadministratie is moeiteloos aan te sluiten op bijvoorbeeld de boekhouding, of de tijdregistratie, of de projectadministratie. Bij Paycheck werken we met een API-koppeling waardoor de we de salarisadministratie op vrijwel elk bedrijfssoftwarepakket aan kunnen sluiten. Bij het uitbesteden van de salarisadministratie is het dus belangrijk om letten op de mogelijkheden die het pakket biedt om aan te sluiten op je andere bedrijfssoftware. Het zou jammer zijn als je alleen de salarissoftware update en vervolgens nog handmatig mutaties in moet voeren en handmatig de boekhouding aan moet sluiten.

4. Gebruiksgemak

Door de vele regelgeving rondom arbeidsrecht, sociaal zekerheidsrecht en loonbelasting is salarisadministratie altijd een specialistisch en moeilijk vak geweest. Ook de software was altijd traag en zeer bewerkelijk en het ontwikkelde zich ook maar langzaam. Het duurde vaak jaren voordat je de salarissoftware en de regelingen onder de knie had. Tot een jaar of tien geleden softwareontwikkelaars werk begonnen te maken van salarisadministratie. De moderne salarissoftware is zo efficiënt dat je geen specialistische kennis meer nodig hebt om er mee te werken. Je kunt er direct mee aan de slag zonder uitgebreide training te volgen. Ook zitten de wetten en regels er zo goed in verwerkt dat de software jou helpt om aan de regels te voldoen. Ga je de salarisadministratie uitbesteden, let dan op de gebruiksvriendelijkheid van de salarissoftware en of wet- en regelwijzigingen automatisch worden doorgevoerd

5. Lage prijs of toegevoegde waarde?

Een loonstrook is slechts een document waarop staat wat het brutosalaris en wat het nettosalaris is van jouw medewerkers. En vaak zijn deze bedragen elke maand hetzelfde. Daar hoef je toch niet zoveel geld voor te betalen? Nee, dat vinden wij ook niet. Wij wijzen je wel graag op de toegevoegde waarde van een goede salarisadministratie. Een goede salarisadministratie voorkomt namelijk een hoop kosten door problemen op het gebied van:

• Pensioenaangifte
• Loonaangifte
• Afdracht sociale premies
• Naleving CAO
• Naleving Sociaal zekerheidsrecht
• Aansluiting boekhouding
• Aansluiting projectadministratie
• Aansluiting HR-administratie

Een goede leverancier van salarisadministratie heeft kennis van alle zaken die met de salarisadministratie zijn verbonden en werkt samen met topspecialisten op het gebied van bijvoorbeeld pensioen en loonbelasting. Zo ben je als klant altijd op de hoogte zijn van wat er speelt rondom de salarisadministratie op het gebeid van sociale en fiscale wet- en regelgeving. Vraag je bij het uitbesteden van de salarisadministratie dus af of je alleen een goedkoop loonstrookje wil, of dat je aangesloten wil zijn op de nieuwste ontwikkelingen zodat je er optimaal op kan inspelen en onnodige kosten kunt vermijden

Salarisadministratie uitbesteden aan Paycheck?

Bij Paycheck verwerken we de salarisadministratie van onze klanten met NMBRS. De meest innovatieve en gebruiksvriendelijk salarissoftware op de markt. De kracht van NMBRS is dat naast de salarisadministratie ook de volledige HR-administratie moeiteloos en papierloos kan worden uitgevoerd en gekoppeld aan de al aanwezige bedrijfssoftware. Daarnaast heeft Paycheck alle specialisten in huis op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en loonheffing. Wil jij de salarisadministratie uitbesteden? Stap dan over naar Paycheck en ontvang:

GRATIS HR-advies 2021!

Besteed jij de salarisadministratie per 2021 uit aan Paycheck? Dan ontvang je héél 2021 gratis HR- advies. Je kunt dan onbeperkt bellen of mailen met onze HR-servicedesk, met korte vragen over personeel of salaris. Bijvoorbeeld over ziekteverzuim, CAO of ontslag, maar ook om even te sparren over hoe je een personeelsgesprek aan moet pakken. Daarbij ontvang je elk kwartaal een regelingen update met het laatste nieuws en de ontwikkelingen op het gebied van personeel en salaris. Vraag hieronder een offerte aan!