De Kracht van sjablonen voor je HR-afdeling

Op de afdeling personeelszaken (HR-afdeling) worden dagelijks tientallen tot honderden brieven gemaakt en formulieren ingevuld. Van uitnodigingen voor sollicitatiegespreken tot ontslagbrieven en van verlofaanvraagformulieren tot ziekmeldingsformulieren voor het UWV. Nog heel vaak worden deze brieven en formulieren “handmatig” in elkaar gezet met behulp van veel knip- en plakwerk in Word of andere tekstverwerkers. Tijdrovend werk en een kostbaar privacygevoelig foutje is zo gemaakt. Door gebruik te maken van sjablonen in je HRM-software is dit ouderwetse handwerk al lang niet meer nodig en kun je je tijd beter besteden aan belangrijke prioriteiten in de organisatie.

Wat zijn sjablonen?

Een sjabloon is een format voor een brief of formulier dat is gekoppeld aan de personeels- en salarisadministratie en waarvan de persoonsgegevens automatisch worden gevuld. Wil je bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst opsturen naar een nieuwe medewerker dan selecteer je de medewerker in je personeelssysteem en klik je op het sjabloon voor de juiste arbeidsovereenkomst en de juiste begeleidende brief. En voilà, de software doet de rest en maakt een compleet ingevulde arbeidsovereenkomst inclusief begeleidende brief, die met één klik van je muis kan worden verzonden en direct wordt opgeslagen in het digitale personeelsdossier.

Ook formulieren met één klik van de muis ingevuld

Sjablonen werken niet alleen perfect met brieven maar ook met formulieren. Zo kan je bijvoorbeeld ook van het formulier “Plan van Aanpak UWV” een sjabloon maken. Het hele plan wordt dan door het personeelssysteem gevuld met NAW gegevens, datum ziekmelding etc. Het enige dat je zelf moet invullen zijn de afspraken die je met de medewerker hebt gemaakt. Van elk formulier kun je een sjabloon maken, zo is een formulier voor bijvoorbeeld de uitgifte van een laptop ook met één klik van je muis geregeld.

Digitaal ondertekenen

Als je over moderne software voor HR- en salarisadministratie beschikt heb je de mogelijk om documenten digitaal te laten ondertekenen. Een digitaal ondertekende arbeidsovereenkomst is net zo rechtsgeldig als een papieren arbeidsovereenkomst met een geschreven handtekening. Het is alleen een stuk minder werk. Alle brieven en formulieren die je als werkgever hanteert kun je rechtsgeldig digitaal laten ondertekenen.

Volledig papiervrij werken

Door gebruik te maken van sjablonen en de digitale handtekening bespaar je niet alleen vele uren tijd per dag, je kunt ook afscheid nemen van je archiefkast met personeelsdossiers. Alle documenten die je maakt met je personeelssysteem worden automatisch en veilig opgeslagen en ook documenten van bijvoorbeeld belastingdienst en UWV kun je eenvoudig digitaal opslaan in de salarisadministratie.

Wil jij ook een papiervrije HR-afdeling? Of wil je meer weten over sjablonen of digitaal ondertekenen? Neem dan nu contact op!